Audi Business Innovation: So geht Mobilität der Zukunft

Facilitator, Sync und Governance?! Die Audi Business Innovation, kurz ABI, arbeitet ungewöhnlich. Was Selbstorganisation heißt und warum es bei der Audi-Tochter keine klassischen Abteilungen gibt, hat Autorin Susanne Mellinghoff recherchiert.

missing translation: fa.article-intro.reading-time – 07/08/2019

Meeting bei der Audi Business Innovation: Zusammen arbeiten mit agilen Methoden, innovativen Technologien und in interdisziplinären Teams.

„Was hat gerade eure Aufmerksamkeit?“, fragt Andreas Rey, Business Designer bei der Audi Business Innovation, zum sogenannten Check-In die Runde. Wir sitzen im fünften Stock in einem Gebäude in der Hochbrückenstraße in München, in einem der vier Büros der Audi Business Innovation GmbH (ABI). Andreas ist heute in der Rolle des Facilitators – also Moderator des einstündigen Sync Termins. Einmal wöchentlich finden solche Termine statt, in denen sich das fünfköpfige Team über agile Methoden austauscht – unter Einhaltung eines strukturierten Zeitplans und vorgegebenen Prozesses. Reihum erzählt jeder kurz, was ihn beschäftigt oder auch ablenkt, welches Energielevel er oder sie heute mitbringt. Dann geht es weiter: Abwesenheiten klären, Kennzahlen prüfen, Projekt-Updates abfragen, Agenda aufbauen, Agenda abarbeiten, Spannungen beschreiben. Um uns herum: Post-its so weit das Auge reicht.

Audi Business Innovation: Auf Post-its sammeln die Mitarbeiter Ideen und Themen, die sie im Meeting besprechen.

Bei der ABI sind die bunten Klebezettel aber nicht nur zum Sammeln von Ideen da. Die Teilnehmer des Meetings schreiben ihre Spannungen auf, also Themen, die sie mit der Gruppe klären wollen, und kleben diese anschließend auf ein Flip-Chart. Das ist in drei Kategorien aufgeteilt: Info geben, Info nehmen, Next Action/Projekt. In kürzester Zeit werden so eine unfassbare Anzahl von Themen abgearbeitet, Verantwortlichkeiten geklärt, nächste Schritte definiert. Nach jedem bearbeiteten Punkt fragt der Facilitator die einzelnen Teammitglieder: „Hast du bekommen, was du brauchst?“

An der Schnittstelle zwischen innovativer Technologie, digitalen Geschäftsmodellen und Mobilität

Die ABI, 2013 von der AUDI AG als eine 100-prozentige Tochtergesellschaft gegründet, entwickelt, implementiert und betreibt innovative Konzepte, Produkte und Services im Bereich IT, digitale Geschäftsmodelle und Mobilität. Ein Kernprodukt ist Audi on demand, ein Mobilitätsservice, dank dem Nutzer flexibel und komfortabel Premium-Mobilität erleben.

Und so funktioniert der smarte Mobilitätsservice: Die Kunden buchen online je nach Markt über die Audi on demand Buchungswebseite oder App stunden- oder tageweise ihren Wunsch-Audi. Umfassende Leistungen und eine persönliche Betreuung bei der Übergabe sind inklusive. Aktuell ist der Service in Peking, Hong Kong, Singapur, Tokio, Manchester, Birmingham, Edinburgh, Newcastle, Bristol, Glasgow, Stansted, South London, Barcelona, Palma de Mallorca, Heilbronn und München live. Das Angebot „Silvercar by Audi” gibt es an 25 Mobilitätsstandorten in den USA.

Audi Mobility: Mit dem Premium-Mobilitätsservice Audi on demand erleben Kunden Mobilität einfacher und digitaler.

Selbstorganisation gefragt: Dynamische Circle-Struktur statt klassische Abteilungen

Digitale Geschäftsmodelle funktionieren nach anderen Regeln. Um in diesem komplexen, schnellen und dynamischen Umfeld erfolgreich zu sein, hat die ABI ihre eigenen flexiblen Strukturen geschaffen. „Wir sind sehr schnell von anfangs neun auf heute über 200 Mitarbeiter gewachsen und haben festgestellt, dass die Entscheidungswege zu lang wurden. Etwas musste sich verändern, wir wollten agiler werden, also haben wir einiges ausprobiert und uns dann auf den Weg in Richtung Selbstorganisation begeben“, erklärt Charlotte Yasin, die in der Organisationsentwicklung der Audi Business Innovation arbeitet.

Selbstorganisation bedeutet jedoch nicht, dass jeder machen kann, was er möchte. Im Gegenteil: „Es gibt klare Strukturen, mit denen wir arbeiten“, erklärt Charlotte. Diese Strukturen finden sich in der ABIOS, eine Art Betriebssystem oder Regelwerk, nach dem das Unternehmen handelt. Die Mitarbeiter arbeiten selbstorganisiert und in interdisziplinären Teams. Anstelle von Abteilungen im klassischen Sinne gibt es sogenannte Circles, in denen die Mitarbeiter Rollen einnehmen. Diese Circles sind nicht an eine feste Struktur gebunden, sondern dynamisch an Projekte. „Jede Verantwortlichkeit ist beschrieben in einer Rolle. Regelmäßig schauen wir dann, ob die Rollen in einem Circle noch passen. Wenn wir feststellen, etwas funktioniert nicht, dann verändern wir es“, sagt Charlotte. Selbst Kernfunktionen wie etwa Finanzen, Einkauf oder Personal, sind selbstorganisiert aufgestellt und bieten allen Circles Unterstützung an.

Im Gespräch mit Autorin Susanne Mellinghoff (l.) erklären die Audi-Mitarbeiter, mit welchen agilen Methoden die ABI arbeitet.

Kurze Entwicklungszyklen: Mit Selbstorganisation und eigenen Meetingformaten auf Erfolgskurs

Die Umstellung zur Selbstorganisation wurde vor allem deshalb notwendig, weil sich Kunden und Märkte für digitale Produkte sehr viel schneller verändern und Entwicklungszyklen entsprechend deutlich kürzer sind, als etwa bei einem Auto. „Wir müssen kurzfristige Entscheidungen treffen, um auf die Kundenwünsche reagieren zu können“, erklärt Stefanie Menzl, die auch im Organisationsentwicklungsteam der Audi Business Innovation arbeitet.

„

Mittlerweile ist fast jeder zweite Mitarbeiter bei uns zum Facilitator ausgebildet.“

Stefanie Menzl

Um dieses innovative Konzept effizient und miteinander vernetzt zu leben, hat die ABI für sich eigene Meetingformen eingeführt. So gibt es die eingangs beschriebenen wöchentlichen Sync Meetings, die dafür da sind, operative Themen zu bearbeiten, Infos zu teilen und Aufgaben zuzuordnen. Daneben werden alle drei bis vier Wochen Governance Meetings durchgeführt, in denen geprüft wird, ob Ziele, Rollen und Aufgaben in den einzelnen Circles noch passen oder verändert werden müssen. Moderiert werden die Meetings von einem Facilitator, der jeweils am Anfang des Termins bestimmt wird. Er oder sie ist eine Art Moderator, der durch den Termin führt und das Meeting effizient steuert. „Mittlerweile ist fast jeder zweite Mitarbeiter bei uns zum Facilitator ausgebildet, wir bieten eintägige Trainings dafür an“, sagt Stefanie.

Selbstorganisation in der Praxis: Zu Beginn des Meetings wird ein Facilitator bestimmt, der durch den Termin führt und den Prozess steuert.

Raus aus dem Silo - rein in den Thinktank: Agile Methoden und Teamspirit

Selbstorganisation leben die Mitarbeiter auch, wenn es um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie geht. Nachdem die Kinderbetreuungssituation in München schwierig war, haben sich kurzerhand einige Mitarbeiter zusammengetan und eine eigene Kita unweit der Büros in der Innenstadt aufgebaut, die „ABIKids“. Aber nicht nur Eigenverantwortung ist für die ABI wichtig, auch die zwischenmenschlichen Beziehungen werden gepflegt. Zum einen über spezielle Meetings für Feedback und zur Konfliktverarbeitung und ständigen Verbesserung der Zusammenarbeit in den Teams. Zum anderen über freiwillige Veranstaltungen: Regelmäßig gestalten die neuen Mitarbeiter ihren Einstand, außerdem gibt es Events, um den Austausch zwischen den Kollegen zu fördern. So organisieren Mitarbeiter für Mitarbeiter beispielsweise Hackathons, agile Stammtische oder Produktmarkplätze. „Um wirklich effizient zusammenarbeiten zu können, braucht es einen guten Teamspirit“, erklärt Stefanie.

45 Minuten später, das Sync-Meeting neigt sich dem Ende zu. Andreas wirft einen Blick in die Runde. Zeit für den Check-Out: „Wie geht ihr jetzt aus dem Termin, was nehmt ihr mit?“ Reihum zufriedene Gesichter.