In einer offenen Unternehmenskultur sollen Beschäftigte Fehler offen und frühzeitig ansprechen. Der direkte Vorgesetzte sollte für Probleme und Prozessverbesserungen der erste Ansprechpartner sein. Wenn man das Gefühl hat, dass man sich mit einem Hinweis auf einen Regelverstoß – aus welchen Gründen auch immer – nicht an den Vorgesetzten wenden kann, bietet das Hinweisgebersystem verschiedene Möglichkeiten, diesen Hinweis abzugeben. Zentraler interner Ansprechpartner ist das Audi Aufklärungs-Office.

Das Audi Aufklärungs-Office nimmt Hinweise über die folgenden Meldekanäle entgegen:

• E-Mail
  whistleblower-office@audi.de
• 24/7 - Hotline (anonym)
  +800 444 46300 (kostenfrei),
  +49 5361 946300 (gebührenpflichtig, international erreichbar)
• Online - Meldekanal (anonym)
  
• Postadresse
  AUDI AG
  Hinweisgebersystem
  85045 Ingolstadt
  
• Persönlich
  Audi Aufklärungs-Office
  AUDI AG
  I/FG-C
  85045 Ingolstadt
  
  Bitte vereinbaren Sie im Vorfeld einen Termin unter whistleblower-office@audi.de

Entscheidet man sich, den Hinweis an Experten außerhalb des Unternehmens zu geben, so stehen zwei externe Rechtsanwälte zur Verfügung, die als neutrale Mittler (Ombudsleute) Hinweise entgegennehmen. Sie haben die Aufgabe, Hinweise auf mögliche Verletzungen von Gesetzen oder internen Regelungen entgegenzunehmen, sie zu prüfen, ggf. mit dem Hinweisgeber Rücksprache zu halten und die Informationen – falls gewünscht unter Wahrung der Anonymität – an das Unternehmen zur weiteren Bearbeitung zu übermitteln.

Für den Volkswagen Konzern sind die beiden externen Rechtsanwälte Dr. Rainer Buchert sowie Thomas Rohrbach als neutrale Mittler (Ombudsleute) im Einsatz. Die Ombudsleute können Sie über folgende Wege erreichen:

Dr. Rainer Buchert:

• Telefon: +49 69 710 33 330 oder +49 6105 92 13 55
• Fax: +49 69 710 34 444
• E-Mail: dr-buchert@dr-buchert.de
• Post: Dr. Rainer Buchert, Bleidenstraße 1, 60311 Frankfurt am Main
• Persönlich: Bleidenstraße 1, 60311 Frankfurt am Main
  

Bitte vereinbaren Sie im Vorfeld einen Termin über die genannten Telefonnummern.

Thomas Rohrbach:

• Telefon: +49 69 65 30 03 56
• Fax: +49 69 65 00 95 23
• E-Mail: rohrbach@ra-rohrbach.de
• Post: Thomas Rohrbach, Wildgäßchen 4, 60599 Frankfurt am Main
• Persönlich: Wildgäßchen 4, 60599 Frankfurt am Main

Bitte vereinbaren Sie im Vorfeld einen Termin über die genannte Telefonnummer.

Bitte beachten Sie, dass Sie bei den elektronischen Kontaktmöglichkeiten ggf. Daten indirekt übermitteln. Beispielsweise könnte Ihre Telefonnummer bei einem Anruf oder Ihre IP-Adresse bei dem Versand einer E-Mail übermittelt werden, auch wenn Sie sich eine neue, anonyme E-Mail Adresse anlegen. Daher haben Sie über die oben genannten Kontakte hinaus die Möglichkeit, über eine internetbasierte Kommunikationsplattform mit den Ombudsleuten in Kontakt zu treten, Dokumente auszutauschen und über einen eigenen Postkasten mit den Ombudsleuten im Dialog zu bleiben. Und das vertraulich und geschützt. Hinweisgeber können dabei selbst entscheiden, ob sie sich namentlich melden möchten.

• Zur Kommunikationsplattform

Damit ein Hinweis angemessen bearbeitet und untersucht werden kann, ist es wichtig, dass der Hinweis so konkret wie möglich ist.

Hilfreich ist, wenn bei der Meldung die fünf W-Fragen berücksichtigt werden:

• Wer? – Um wen geht es? Wer ist betroffen?
• Was? – Was ist passiert? Schilderung des Sachverhalts.
• Wann? – Wann war der Vorfall?
• Wie? – Wie oft ist er passiert?
• Wo? – Wo hat sich der Vorfall ereignet?

Als Hinweisgeber sollten Sie darauf achten, dass die Beschreibungen auch von fachfremden Personen nachvollzogen werden können. Hierzu ist es hilfreich, wenn Sie für weitere Fragen zur Verfügung stehen. Wenn Sie dazu bereit sind, aber dennoch die Identität gegenüber dem Unternehmen gewahrt wissen möchten, sollten Sie die anonymen Meldekanäle nutzen.